Descubre qué es y cómo funciona una centralita virtual

¿Qué diferencias hay entre una centralita física y una virtual?

Actualmente, las empresas pueden optar por dos tipos de centralita: una física o una virtual. ¿Qué beneficios o limitaciones tienen?

Centralita física

  • Se trata de una solución que requiere instalar un equipamiento físico en el domicilio del cliente, así como disponer de una infraestructura de cableado propia y dedicada solo a las comunicaciones.
  • Requiere de una gran inversión inicial así como de mantenimiento posterior, ya que cualquier cambio de ubicación de una oficina o ampliación de un puesto de empleado requiere aumentar las capacidades de la centralita, así como volver a montar nueva infraestructura.
  • A nivel de prestaciones, éstas son limitadas, ya que no es posible una evolución tecnológica continuada y queda obsoleta rápidamente.
  • Se trata de un sistema anticuado, que solo permite una gestión básica de las llamadas, no puede adaptarse a medida que lo hace la tecnología y por lo tanto no puede cubrir las necesidades actuales y futuras que pueda tener una empresa.

Centralita virtual de VozTelecom

  • Una centralita virtual se trata de una solución basada en software o hardware ubicada en la nube.
  • Lo único que se requiere es estar conectado a Internet, lo que implica que no solo podemos llamar desde un teléfono fijo, sino también en el caso de la centralita virtual Centrex, desde un móvil o un ordenador, aportando mayor flexibilidad al puesto de trabajo.
  • Al estar en la nube, la centralita virtual Centrex no requiere inversión inicial ni mantenimiento posterior. Cualquier cambio de ubicación, ampliación de oficina o puesto de empleado es inmediato, ya que se trata de una simple configuración.
  • Una centralita virtual es una solución totalmente flexible y escalable, y los tiempos de puesta en marcha son muy reducidos. Con una simple cuota mensual, la empresa tiene todo lo que necesita.
  • Desde un punto de prestaciones, las posibilidades de una centralita virtual son ilimitadas, ya que está siempre actualizada. Así, permite cubrir no solo las necesidades de comunicaciones de la empresa, sino también de colaboración y teletrabajo, para garantizar la continuidad del negocio en cualquier situación.
  • Además de ofrecer prestaciones telefónicas mucho más avanzadas a las incluidas en una centralita física, la centralita virtual Centrex permite integrar los móviles en la centralita e integrar las comunicaciones con aplicaciones CRM o Microsoft Teams.
  • También cabe destacar que las empresas que optan por una centralita virtual obtienen una considerable mejora en los costes de las llamadas: llamadas internas entre los empleados y las sedes son totalmente gratuitas.

Actualmente, para cubrir todas las necesidades de una empresa, la única solución es adoptar una solución basada en la nube como la centralita virtual Centrex de VozTelecom.

Descubre Centrex de VozTelecom, la mejor solución de centralita virtual del mercado para empresas

Además de las prestaciones telefónicas que cualquier centralita puede ofrecer, cabe destacar que la centralita virtual Centrex de VozTelecom, ofrece prestaciones avanzadas y exclusivas que pueden aportan mucho valor a las empresas.

Integración nativa de los móviles

Con la centralita virtual Centrex, los teléfonos móviles están integrados completamente en la centralita, lo que significa que se comportan de manera equivalente a los fijos pero con todas las ventajas de la telefonía móvil.

Así, los móviles tienen número corto, forman parte del plan de marcación de la empresa y la recepcionista puede ver en todo momento si están libres u ocupados. Además, pueden disponer de mensaje de bienvenida, aplicar desvíos, realizar transferencias, conferencias entre múltiples usuarios o estar en un grupo de salto y además se pueden grabar o registrar automáticamente con el CRM de la empresa.

Convergencia fijo-móvil

Para no perder ninguna llamada resulta esencial la convergencia fijo-móvil, una prestación única en el mercado que unifica todos los dispositivos del empleado en una sola extensión.

Gracias a la convergencia el usuario dispondrá de un número único, de manera que sus clientes podrán localizarle siempre en el mismo número de teléfono independientemente del dispositivo que utilice, ya sea el teléfono fijo, el móvil o su propio ordenador. Y en caso de no poder atender la llamada, dispondrá de un registro único de llamadas y de un único buzón de voz para todos los dispositivos.

Grabación de todas las llamadas

La centralita virtual Centrex permite la grabación de llamadas tanto si se gestionan desde un teléfono fijo, el móvil o el ordenador. Esta prestación es muy utilizada por las empresas, ya que permite mejorar la atención prestada a los clientes, proporcionando parámetros para analizar y medir el grado de satisfacción y así aplicar mejoras en caso necesario.

Además, permite obtener información, no sólo de los clientes, sino también de los empleados y conocer en qué cosas deberían mejorar y como adaptarse a sus necesidades.

Integración con Microsoft Teams

La centralita virtual Centrex permite integrar las comunicaciones de la empresa con Microsoft Teams, permitiendo que el usuario pueda gestionar toda sus necesidades de comunicación y colaboración a través de una única herramienta, lo que facilita la experiencia del usuario y la implantación del teletrabajo de forma ágil y sencilla.

La integración permite que la aplicación Microsoft Teams funcione como una extensión de la centralita virtual Centrex, de manera que el empleado gestiona sus llamadas directamente con Microsoft Teams, ya sea a través del ordenador o desde la versión de Teams para dispositivos móviles. De esta manera, el usuario podrá realizar desvíos, transferencias y conferencias desde Teams como si fuera un teléfono convencional y comunicarse con sus compañeros de trabajo o con sus clientes, proveedores o colaboradores con total normalidad, combinando el trabajo en remoto y presencial según necesite. Más información.

Integración CRM

Gracias a la integración de la centralita virtual Centrex con el CRM de la empresa, todas las llamadas gestionadas por cualquier usuario y desde cualquier dispositivo se registran automáticamente en el CRM, permitiendo disponer en un solo lugar, de una  trazabilidad completa de las llamadas y de toda la información del cliente.

Así, la integración también permite mejorar la atención prestada al cliente, viendo en todo momento en qué estado está, su historial de contactos con la empresa y, en el caso de los comerciales, visualizar el estado de las oportunidades de venta. Con la integración no solo dispondrás de un registro automático de las llamadas, ya sean desde fijo, móvil o desde el ordenador, sino también de sus grabaciones, permitiéndote monitorizar y auditar tus comunicaciones. Además, las llamadas se pueden gestionar desde el CRM, de forma rápida y sencilla, aumentando la competitividad de tu empresa.  Más información.

Estadísticas y control

Analytics es una herramienta propia de VozTelecom que permite tener una visión global de todas las llamadas gestionadas por los trabajadores, tanto si se usa el fijo de la oficina, el móvil o el ordenador.

De una manera muy visual e intuitiva, el gerente podrá ver en tiempo real el total de llamadas entrantes y salientes, las atendidas y perdidas, así como el departamento o empleado que las ha gestionado. Con Analytics, cada trabajador podrá aplicar etiquetas, notas o comentarios durante la llamada, y así clasificar la llamada o el llamante según los criterios establecidos por la empresa. Otra información que aporta mucho valor a las empresas es visualizar qué horas y días tiene más volumen de llamadas y qué personas las gestionan. De este modo, podrán dimensionar mejor los equipos de trabajo según la demanda de los clientes. Además, los empleados, al recibir una llamada, podrán ver de manera automática los datos del llamante. Más información. 

En VozTelecom, te acompañamos y asesoramos en todo momento

VozTelecom ofrece sus servicios a través de una extensa red de distribución especializada y de proximidad con presencia en todo el territorio nacional y acompaña a los clientes durante todo el proceso de instalación, configuración, puesta en marcha y formación final a través de personal técnico propio y dedicado. Además, los clientes VozTelecom tienen soporte profesional 24×7 con personal técnico propio y cualificado, y las intervenciones en las oficinas de los clientes se realiza por personal técnico dedicado y profesional.

VozTelecom es especialista en el asesoramiento a los clientes en el proceso de adopción de una solución de comunicaciones en la nube como la centralita virtual Centrex, además a través de su departamento de ‘Cloud IT’ ayuda a las empresas en la transformación digital de sus sistemas convencionales hacia la nube, con soluciones de virtualización, continuidad de negocio e infraestructuras críticas.